1. Köpvillkor
1.1 Arrangör
Veganized The Fest arrangeras av Vegfest Västerås, organisationsnummer 802505-8028, härefter kallad "Arrangören". Arrangörens säte är Västerås.
1.2 Bokning och avtal
När du skickar in en bokningsförfrågan via webbformuläret godkänner du dessa köpvillkor. Bokningen är inte bindande för Arrangören förrän skriftlig bekräftelse skickats via email. Arrangören förbehåller sig rätten att avböja förfrågningar som strider mot festivalens etiska riktlinjer eller av andra skäl.
När bokningen godkänts ingår ett bindande avtal mellan dig och Arrangören. Detta avtal innefattar:
- Den utställarplats, paket och tilläggstjänster som godkänts
- Det avtalade beloppet
- Skyldighet att följa festivalens etiska riktlinjer (100% veganskt sortiment, inga welfarist-kopplingar, Zero Waste)
1.3 Priser och betalning
Alla priser anges i svenska kronor inklusive moms (om tillämpligt). Aktuella priser:
- Bas: 3 500 kr (4 kvm, 1 bord, 2 stolar, 1 utställarpass)
- Standard: 7 500 kr (9 kvm, 2 bord, 4 stolar, el-uttag, 2 pass)
- Premium: 14 000 kr (18 kvm, valfritt antal bord/stolar, el+vatten, 3 pass)
- Tilläggsbeläggning scentid: 2 500 kr (30 min)
- Sponsorpaket: efter dialog (Huvud 40 000 kr, Partner 15 000 kr, Samarbete 6 000 kr)
Betalning sker via Bankgiro eller Swish enligt instruktion i godkännandemejlet. Betalningsvillkor är 14 dagar netto från godkännandedatum. Vid utebliven betalning förbehåller sig Arrangören rätten att häva avtalet.
1.4 Avbokning
Avbokningsregler för utställarplatser:
- Mer än 90 dagar före festivaldatum: Full återbetalning minus en administrativ avgift om 500 kr.
- 30–90 dagar före festivaldatum: 50% återbetalning.
- Mindre än 30 dagar före festivaldatum: Ingen återbetalning.
Avbokning ska göras skriftligen via email till info@veganized.se.
1.5 Force majeure
Om festivalen ställs in på grund av force majeure (pandemi, naturkatastrof, krig, myndighetsbeslut eller liknande omständigheter utanför Arrangörens kontroll) erbjuds:
- Flytt av platsen till nästa års festival, eller
- Återbetalning minus 30% av beloppet (täcker uppkomna förberedelsekostnader)
1.6 Krav under festivaldagen
Som utställare på Veganized The Fest förbinder du dig att under festivaldagen:
- Sälja eller servera enbart sortiment som är 100% veganskt – inga animaliska produkter, ingredienser eller biprodukter får förekomma i det som visas upp eller säljs på plats
- Följa Zero Waste-principerna – ingen plast i engångsartiklar, korrekt källsortering, så miljöpåverkan minimeras
- Respektera festivalens visuella identitet och anvisningar från arrangören
Kraven gäller utställarens närvaro under festivaldagen. Arrangören gör ingen bedömning av utställarens övriga verksamhet. Brott mot dessa krav under festivaldagen kan leda till att utställaren avvisas från festivalområdet utan återbetalning.
1.7 Ansvar
Arrangören ansvarar för:
- Allmänna utrymmen och infrastruktur (el, vatten där avtalat)
- Säkerhet och ordning på festivalområdet
- Marknadsföring av festivalen som helhet
Utställaren ansvarar själv för:
- Sina egna varor, utrustning och försäkring av dessa
- Att uppfylla livsmedelslagar (om mat serveras), inklusive eventuell registrering hos Miljöförvaltningen
- Skatteinbetalningar och bokföring
- Eget skadestånd för skador som orsakas tredje part
1.8 Tvister
Tvister mellan utställare och Arrangören ska i första hand lösas genom dialog. Om tvisten inte kan lösas tillämpas svensk lag och tvisten avgörs av allmän domstol med Västmanlands tingsrätt som första instans.
För konsumenter (privatpersoner som bokar utan F-skatt) gäller dessutom konsumenttjänstlagen och konsumentköplagen. Tvister kan då även prövas hos Allmänna reklamationsnämnden (ARN).
2. Integritetspolicy (GDPR)
Denna policy beskriver hur Vegfest Västerås behandlar personuppgifter i samband med Veganized The Fest. Vi följer EU:s dataskyddsförordning (GDPR).
2.1 Personuppgiftsansvarig
Vegfest Västerås är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Kontakt: info@veganized.se.
2.2 Vilka uppgifter samlar vi in?
När du skickar in en bokningsförfrågan samlar vi in:
- Företagsnamn / förening / personnamn
- Organisationsnummer eller personnummer (för fakturering)
- Kontaktperson
- Email och telefonnummer
- Webbplats / sociala medier (frivilligt)
- Beskrivning av verksamheten
- Praktiska behov (bord, stolar, el, kyl, etc.)
- Specialönskemål
- Samtycken (bekräftelser om vegankrav på festivaldagen, Zero Waste, villkor)
2.3 Varför behandlar vi uppgifterna?
Vi behandlar uppgifterna för att:
- Granska och bedöma din bokningsförfrågan (rättslig grund: avtalsförberedande åtgärd, GDPR Art. 6.1.b)
- Fakturera och hantera betalning (rättslig grund: avtal, GDPR Art. 6.1.b)
- Kommunicera med dig om festivalen (rättslig grund: avtal, GDPR Art. 6.1.b)
- Uppfylla bokföringskrav (rättslig grund: rättslig förpliktelse, GDPR Art. 6.1.c – bokföringslagen kräver 7 års lagring)
2.4 Var lagras uppgifterna?
Uppgifterna lagras i Google Firebase (Firestore-databas) inom EU (region eur3, europe-west). Datatrafiken är krypterad. Endast personer i Veganized The Fest-teamet med inloggningsuppgifter har tillgång till uppgifterna.
2.5 Hur länge sparas uppgifterna?
- Avböjda bokningar: Raderas inom 6 månader efter beslut.
- Godkända bokningar: Sparas så länge avtalet är aktivt + 7 år (bokföringskrav).
- Email-kommunikation: Sparas så länge det är relevant, dock max 3 år efter senaste festivaldatum.
2.6 Vilka delas uppgifterna med?
Vi delar inte personuppgifter med tredje part i marknadsföringssyfte. Uppgifter kan delas med:
- Bokföringsbyrå/revisor (vid godkänd bokning som blir en kvittohändelse)
- Google Firebase som drifttjänst (databehandlingsbiträde – avtal finns)
- Myndigheter om vi enligt lag är skyldiga att dela uppgifterna
2.7 Dina rättigheter
Du har rätt att:
- Få information om vilka uppgifter vi har om dig
- Begära rättelse av felaktiga uppgifter
- Begära radering ("rätten att bli glömd") – med undantag för uppgifter vi enligt lag måste behålla
- Begära begränsning av behandlingen
- Invända mot behandlingen
- Få ut dina uppgifter i maskinläsbart format (dataportabilitet)
- Klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vi behandlar uppgifter felaktigt
Begär dina rättigheter genom att kontakta info@veganized.se. Vi svarar inom 30 dagar.
3. Cookies
Bokningsformuläret använder ingen reklam- eller spårningscookies. De enda tekniska data som lagras är de Firebase-relaterade tokens som krävs för att webbplatsen ska fungera (säkerhetstoken vid inskickning av formuläret).
Inga uppgifter delas med tredjepartsannonsörer eller analystjänster.